В современном мире бизнеса, где скорость и эффективность становятся решающими факторами успеха, HR-автоматизация становится неотъемлемым инструментом для компаний, стремящихся оптимизировать управление человеческими ресурсами. Но что же такое HR-автоматизация и как она влияет на работу HR-отделов?
HR-автоматизация представляет собой внедрение технологий и программных решений, которые упрощают и автоматизируют hr-процессы управления персоналом. Это может включать в себя все – от рекрутинга и онбординга до управления производительностью и подсчета заработной платы. С помощью таких инструментов компании могут не только сократить временные затраты и снизить количество ошибок, но и освободить свои HR-ресурсы для более стратегических задач.
В этой статье мы рассмотрим ключевые аспекты HR-автоматизации, ее преимущества и возможные трудности на пути внедрения. Узнаем, какие технологии уже активно применяются в этой сфере и как они помогают компаниям достигать новых уровней эффективности и производительности. Расскажем обо всем подробнее.
Преимущества HR-автоматизации
HR-автоматизация открывает перед современными организациями целый спектр возможностей для улучшения управления человеческими ресурсами. Популярных плюсов несколько.
Повышенная эффективность
Автоматизация процессов HR позволяет значительно повысить общую эффективность работы отдела. Руководители и сотрудники больше не тратят время на рутинные задачи, такие как обработка заявок на отпуск или управление записями о рабочем времени. Это освобождает их ресурсы для выполнения более стратегически важных задач, таких как развитие корпоративной культуры или планирование карьерного роста сотрудников.
Полезная информация
Современные HR-системы собирают и анализируют большие объемы данных, что позволяет получать ценную информацию о производительности сотрудников, их удовлетворенности и других ключевых показателях. Такие аналитические возможности помогают принимать более обоснованные решения по управлению персоналом, разрабатывать стратегии мотивации и улучшать внутренние hr-процессы.
Уменьшение ошибок
Автоматизация hr-процессов снижает вероятность человеческих ошибок, связанных с ручным вводом данных. Системы и сервисы автоматически рассчитывают заработную плату, ведут учет рабочего времени и отслеживают выполнение задач, что минимизирует риски ошибок и несоответствий, которые могут возникать при ручной обработке информации.
Улучшение общения и сотрудничества
Автоматизированные HR-решения и сервисы способствуют улучшению коммуникации внутри компании. Системы могут интегрироваться с корпоративными мессенджерами и платформами для управления проектами, упрощая обмен информацией и совместную работу между сотрудниками и руководством. Это помогает создавать более сплоченные команды и поддерживать высокий уровень взаимодействия.
Снижение затрат на бумажную обработку
Электронные документы и автоматизированные системы управления кадровыми hr-процессами значительно уменьшают потребность в бумажной документации. Сервисы не только снижает затраты на печать и хранение бумаг, но и способствует более экологичному подходу к ведению бизнеса.
Положительный опыт соискателей и сотрудников
HR-автоматизация положительно сказывается на опыте взаимодействия соискателей и сотрудников с компанией. Упрощенные и более прозрачные hr-процессы, такие как онлайн-рекрутинг, автоматизированное обновление статусов и быстрая обратная связь, легко создают более комфортные условия для кандидатов и сотрудников. Сервисы способствуют улучшению имиджа компании как работодателя и повышению уровня удовлетворенности персонала.
HR-автоматизация не только облегчает управление человеческими ресурсами, но и приносит значительные выгоды всей организации, улучшая ее общую производительность и стратегическую эффективность.
Что можно автоматизировать в HR
В HR можно и необходимо автоматизировать множество hr-процессов, чтобы повысить их эффективность, снизить затраты, уменьшить проблемы и улучшить общий опыт как для сотрудников, так и для кандидатов.
Автоматизация: рекрутинг и подбор персонала компании
Автоматизация рекрутинга включает в себя использование систем отслеживания кандидатов (ATS), которые помогают в управлении вакансиями, резюме и hr-процессом интервью. Системы могут автоматически отсортировать резюме по ключевым, профессиональным критериям, достаточно планировать собеседования, отправлять уведомления кандидатам и даже использовать чат-ботов для первичных вопросов.
Процесс онбординга (введение в должность)
HR-процессы онбординга могут быть автоматизированы для упрощения введения новых сотрудников в работу. Например, автоматическое предоставление доступа к необходимым системам, распределение обучающих материалов, оформление документов и планирование вводных встреч с ключевыми членами команды.
Автоматизация: управление производительностью бизнеса
Сегодня системы управления производительностью могут оптимизировать hr-процесс установки целей, проведения оценок и обратной связи. Они позволяют руководителям и сотрудникам компании успешно отслеживать прогресс работников в реальном времени, актуально предоставляют отчеты о достижениях человека и проблемных областях, а также упрощают hr-процесс проведения регулярных оценок и обсуждений.
Процесс управления отпусками и отсутствиями
Автоматизированные системы позволяют сотрудникам компании самостоятельно запрашивать отпуска и сообщать об отсутствиях через онлайн-платформы. Эти системы могут автоматически учитывать наличие свободного времени человека, хорошо проверять соответствие правилам компании и обновлять графики рабочего времени.
Процесс расчета заработной платы
Автоматизация расчета заработной платы в России позволяет быстро и точно вычислять зарплату, включая налоговые вычеты, премии и бонусы. Это также упрощает hr-процесс обработки выплат, управление удержаниями и подготовку отчетов для бухгалтерии и налоговых органов.
Управление обучением и развитием, адаптация
Системы управления обучением (LMS) автоматизируют hr-процессы, связанные с обучением и развитием сотрудников. Например, назначение курсов, отслеживание прогресса обучения, организацию тренингов и предоставление сертификатов по завершению программ.
Администрирование кадровых документов бизнеса
Автоматизация документации позволяет эффективно и правильно управлять кадровыми записями, включая контракты, справки, медицинские документы и другие важные бумаги. Электронные документы упрощают доступ, обновление и хранение информации, а также обеспечивают соблюдение законодательства о защите данных.
Аналитика и отчеты бизнеса
Системы HR-аналитики автоматизируют сбор данных и создание отчетов по многим аспектам управления персоналом, таким как текучесть кадров, эффективность рекрутинга, затраты на обучение и другие ключевые показатели. Это помогает руководству принимать более обоснованные решения на основе точных данных.
Автоматизация: обратная связь и опросы
Автоматизированные системы позволяют проводить регулярные опросы и сбор обратной связи от сотрудников и кандидатов. К примеру, опросы удовлетворенности, анкетирование по результатам интервью и оценку корпоративной культуры.
Коммуникация и уведомления компании
Сейчас автоматизация коммуникации включает в себя использование инструментов для отправки уведомлений, напоминаний и обновлений как сотрудникам, так и кандидатам. Это может охватывать все от напоминаний о предстоящих собеседованиях до уведомлений о новых корпоративных инициативах.
Автоматизация HR-процессов помогает не только сделать работу в компании более эффективной, но и улучшить общую организационную структуру, обеспечить более высокий уровень удовлетворенности и вовлеченности сотрудников.
Инструменты автоматизации HR
Современные инструменты автоматизации труда HR значительно упрощают управление и помогают компаниям оптимизировать сложные hr-процессы. Они бывают самые разные.
Системы управления рекрутингом (ATS)
Системы отслеживания кандидатов (Applicant Tracking Systems) помогают оптимизировать весь процесс: от размещения вакансий до выбора кандидатов. Они включают функции для размещения вакансий компании на различных платформах, автоматического сбора и сортировки резюме, планирования и координации собеседований, хранения и анализа данных о кандидатах.
Примеры: Greenhouse, Lever, iCIMS.
Системы управления производительностью
Как они работают? Эти инструменты позволяют оптимизировать процессы оценки и управления производительностью сотрудников. Они помогают в установке и отслеживании целей и ключевых показателей, обеспечении регулярных оценок, управлении планами карьерного роста и развития.
Примеры: Lattice, 15Five, Betterworks.
Платформы и приложения для управления обучением (LMS)
Системы управления обучением помогают просто организовать, отслеживать и контролировать обучение и развитие сотрудников. Они включают курсы и тренинги по различным темам, модули для отслеживания прогресса и сертификации, инструменты для создания и публикации обучающих материалов.
Примеры: Coursera for Business, Udemy for Business, SAP Litmos.
Платформы для управления отпусками и отсутствиями
Эти инструменты автоматизируют процессы управления отпусками, больничными и другими видами отсутствий. Они включают запросы и утверждение отпусков, отслеживание накопленного времени, интеграция с системами расчета заработной платы. Увольнений это тоже касается.
Примеры: BambooHR, Kronos, Time-Off Manager.
Системы управления заработной платой
Автоматизация расчета заработной платы упрощает процесс обработки зарплат, налогов и других выплат. Эти системы обеспечивают точные расчеты заработной платы и удержаний, автоматизированные выплаты и отчеты, интеграцию с бухгалтерскими системами.
Примеры: ADP, Paychex, Gusto.
HR-аналитика и BI-инструменты
Инструменты аналитики и бизнес-анализа помогают собирать в базу и визуализировать данные по HR-показателям. Они позволяют создавать отчеты и дашборды, анализировать данные по текучести кадров, вовлеченности и другим ключевым метрикам, прогнозировать тенденции и планировать стратегические инициативы. Это полезно для HR-специалистов, которые хотят ускорить рабочий процесс.
Примеры: Workday Analytics, Tableau, Power BI.
Инструменты для управления кадровыми документами
Эти системы автоматизируют формирование, создание в нужном формате и контроль за кадровыми документами. Они помогают вести электронные записи и документы, обеспечивать доступ и безопасность данных, оптимизировать hr-процессы подписания и хранения документов.
Примеры: DocuSign, BambooHR, Zenefits.
Чат-боты и системы автоматизированного общения
Чат-боты и системы автоматизированного общения помогают в ведении диалога с сотрудниками и кандидатами, автоматизируя ответы на часто задаваемые вопросы, планирование и координацию встреч и интервью, обратную связь и уведомления. Функционал огромен!
Примеры: Xor, Mya, Paradox.
Платформы для обратной связи и опросов
Инструменты для сбора обратной связи и проведения опросов способны оптимизировать процесс получения мнений сотрудников и кандидатов. Они включают проведение регулярных опросов удовлетворенности, в том числе сбор отзывов по различным аспектам работы и взаимодействия, анализ и представление результатов опросов.
Примеры: SurveyMonkey, Typeform, Culture Amp.
Инструменты для управления внутренней коммуникацией
Эти инструменты могут оптимизировать hr-процессы внутренней коммуникации и взаимодействия. Они обеспечивают контроль над корпоративными новостями и объявлениями, инструменты для совместной работы и обмена информацией, организацию корпоративных мероприятий и активностей.
Примеры: Slack, Microsoft Teams, Workplace by Facebook.
Каждый из этих инструментов играет свою уникальную роль в автоматизации процессов и помогает компаниям создавать более эффективные и продуктивные рабочие среды. Выбор подходящих инструментов зависит от конкретных нужд.
HR-автоматизация сегодня становится неотъемлемой частью управления персоналом любого уровня – от малого бизнеса до крупных корпораций. Она помогает сэкономить время и деньги, позволяя автоматизировать рутинные действия, такие как оценка сотрудников, ведение трудовых книг и настройка календарей. Продукты HR-автоматизации предлагают готовые решения, которые можно настроить под любые требования конкретной компании, начиная с небольших изменений и заканчивая полной интеграцией в рабочие процессы. Это позволяет проводить комплексную оценку штатных сотрудников, а также отслеживать историю взаимодействий, комментарии коллег и личные достижения сотрудников.
Существуют как бесплатные, так и платные варианты, в зависимости от необходимого функционала. После настройки системы менеджер или рекрутер может легко пользоваться интерфейсом, который позволяет формировать отчеты, отправлять письма, задать шаблоны для оценки и собирать статистику. В случае необходимости доступна техническая поддержка. HR-автоматизация особенно полезна для проведения адаптации новичков, так как позволяет быстро и понятно войти в систему и начать выполнять задачи. Также система может предложить индикаторы продуктивности, что помогает оценивать сотрудников и формировать планы развития.
Заключение
Подытожим вышенаписанное.
HR-автоматизация – это комплекс решений, направленных на оптимизацию и автоматизацию hr-процессов внутри компании. Основная цель таких систем – сделать контроль за персоналом более эффективным, снизить количество времени и повысить качество выполнения задач.
Системы автоматизации позволяют постоянно автоматизировать множество аспектов работы HR-отдела. Это полностью включает в себя обработку данных о сотрудниках, контроль за кадровыми документами, подбор новых сотрудников, оценку их работы и обучение. Таким образом, автоматизация значительно упрощает повседневные процессы и помогает руководителям сосредоточиться на более важных задачах.
Ключевыми преимуществами HR-автоматизации являются:
- Снижение времени на рутинные задачи и процессы. Например, автоматическая обработка заявок на отпуск и платежных ведомостей может сократить время людей, затрачиваемое на эти hr-процессы.
- Повышение точности и надежности процесса обработки данных. Сервисы автоматизации могут минимизировать ошибки и упрощают документооборот.
- Удобный доступ к информации и процесс интеграции с другими системами. Это обеспечивает хранение данных в одном месте и быстрый доступ к ним, что особенно важно при поиске и подборе кандидатов.
С помощью HR-автоматизации можно также планировать и управлять обучением сотрудников, используя обучающие курсы и программы. Это может адаптировать новые командные проекты и улучшить компетенции персонала, следя за развитием сотрудников и их мотивацией. Поэтому это большие плюсы для российского бизнеса.
Важные аспекты и этапы включают анализ производительности, что помогает оценить работу команды и разработать стратегии для улучшения бизнес-процессов. Например, использование сервисов аналитики позволяет анализировать результаты и показатели работы сотрудников, что помогает определить потребности в дополнительном обучении или оптимизации процессов. HR-автоматизация также обеспечивает повышение качества подбора и оценки кандидатов. Использование специальных платформ и программных решений для тестирования и оценки навыков позволяет выбрать наиболее подходящих специалистов и сократить время, затрачиваемое на проведение собеседований.
Внедрение HR-автоматизации в компании – это шаг к современному контролю за персоналом, который позволяет значительно улучшить эффективность работы и оптимизировать затраты. Благодаря этому вы сможете управлять всеми аспектами кадровых hr-процессов на высоком уровне и сосредоточиться на достижении стратегических целей вашей организации. Это очень нужно для каждого бизнеса. Хотите узнать больше? Читайте другие наши полезные статьи: например, о том, кто такой HR Generalist, что такое HR-аутсорсинг, что такое HR-метрики и т. д.
