Релокация сотрудников становится все более распространенной практикой в мире бизнеса. В условиях глобализации и расширения компаний на новые рынки работодатели все чаще сталкиваются с необходимостью перемещения своих специалистов в другие города или страны. В этом контексте особое значение приобретает релокационный пакет – набор компенсаций и услуг, предоставляемых сотрудникам для облегчения процесса переезда. Что же включает в себя этот пакет, каковы его основные элементы и как он помогает сотрудникам адаптироваться к новым условиям?
Что такое релокационный пакет
Релокационный пакет – это комплекс материальных и нематериальных льгот, которые компания предоставляет своему сотруднику для облегчения его переезда на новое место работы, часто в другом городе или даже стране. Такой пакет может включать в себя различные элементы, в зависимости от политики компании и потребностей сотрудника.
Основные составляющие могут включать следующее:
- Оплата переезда: компания может покрыть расходы на транспортировку вещей сотрудника, включая перевозку мебели, автомобилей и других личных предметов.
- Жилье: это может быть временное жилье на период адаптации или субсидия на аренду/покупку жилья в новом городе.
- Компенсация расходов на переезд: в эту категорию могут входить компенсации за авиабилеты, бензин, оплату услуг агентств по недвижимости и прочие расходы, связанные с переездом.
- Помощь с оформлением документов: в случае переезда в другую страну компания может помочь с оформлением виз, разрешений на работу и других необходимых документов.
- Поддержка семьи: некоторые компании включают в пакет помощь в поиске школ для детей, работу для супруга, а также культурную адаптацию и языковые курсы.
- Компенсация налогов: чтобы избежать двойного налогообложения или смягчить налоговые последствия переезда, компании могут предложить компенсацию налогов.
Релокационный пакет помогает минимизировать стресс и финансовые затраты, связанные с переездом, и способствует успешной адаптации сотрудника на новом месте.
Кто одобряет релокацию
Все запросы на перемещение сотрудников требуют согласования со следующими лицами и подразделениями:
- Супервайзер и/или тимлид;
- Заместитель директора компании;
- Департамент HR.
Одобрение необходимо получить до того, как сотрудник фактически начнет переезд или будет переведен на новое место работы. Также любые дополнительные условия и оговорки должны быть предварительно согласованы с отделом кадров в письменной форме. Оценка расходов на переезд должна быть утверждена до момента выплаты средств сотруднику.
Что такое помощь при переезде
Компания, которая заинтересована в релокации сотрудников, оказывает поддержку в их переезде на новое место работы, будь то другой город, регион или страна. Эта помощь может включать различные аспекты, такие как услуги по упаковке и распаковке, расходы на транспортировку, временное жилье, продажу старого жилья и покупку нового, помощь с ипотекой, культурное и языковое обучение.
Пособие на переезд обычно представляет собой денежную компенсацию, предоставляемую в рамках корпоративной политики релокации. Эти выплаты могут быть предоставлены единовременно или возмещаться по факту предъявления сотрудником соответствующих чеков и квитанций. Основная цель пособия – снизить финансовую нагрузку на сотрудника и обеспечить его быструю адаптацию на новом месте.
Какие расходы покрываются политикой релокации
Поездки для поиска жилья
Компания возмещает разумные и фактические расходы, связанные с поездками сотрудника и его семьи для поиска нового жилья. Эта компенсация может покрывать затраты на питание, проживание и транспорт. Важно учитывать, что поиск жилья с детьми или домашними животными может занять больше времени, и будет неправильно ожидать, что сотрудник оставит своего питомца на попечении друзей или родственников.
Перемещение личных вещей
Компания обычно заключает договоры с транспортными компаниями для предоставления услуг по сниженным ценам.
Транспортные расходы/перевозка домашних вещей
Включает услуги профессиональных грузчиков, упаковку и распаковку, а также другие расходы, такие как покупка коробок и упаковочных материалов, которые часто входят в пакет услуг по переезду.
Путешествие к новому месту работы
Компания может оплачивать транспортные расходы до нового места, включая авиабилеты, затраты на бензин или билеты на поезд.
Временное жилье
Обычно компания покрывает расходы на краткосрочное проживание на 30, 60 или 90 дней, пока сотрудник ищет постоянное жилье. Это может включать отели, временное жилье или корпоративные квартиры.
Необходимо также уточнить, планирует ли компания покрыть полные расходы на переезд или только частично. Фактическая стоимость переезда сотрудника зависит от множества факторов, таких как:
- Расстояние до нового места;
- Наличие семьи у сотрудника;
- Количество переезжающих;
- Объем и вес багажа.
Аренда автомобиля, бытовые услуги и прочие расходы
Расходы на аренду автомобиля, услуги прачечной, телефонные звонки и другие непредвиденные траты, связанные с временным проживанием, могут возникнуть в процессе релокации. Также к ним относятся затраты на установку интернета, уборку квартиры, мелкий ремонт, и организацию размещения детей в детских садах и школах. Работодатель может покрывать промежуточные расходы на проживание, включая питание и жилье, до тех пор, пока сотрудник не найдет подходящее постоянное жилье.
Адаптация программ релокации для привлечения талантов
Компании могут адаптировать свои программы релокации, чтобы предложить конкурентоспособные пакеты, способствующие привлечению и удержанию талантливых сотрудников. В некоторых организациях назначается менеджер по переезду, который курирует весь процесс, либо эта задача передается профессиональной компании по управлению релокацией.
Значение комплексных пакетов для успешной релокации
Успешные назначения и переводы сотрудников напрямую зависят от привлекательности и полноты пакетов услуг по релокации. Эти пакеты должны соответствовать стратегическим целям компании и учитывать интересы сотрудников. Независимо от состава пакета, наиболее эффективными будут те, которые одновременно удовлетворяют потребности работодателя и работника.
Как организуются и выплачиваются пособия на переезд
Способы расчета и использования релокационных пакетов могут значительно различаться. Некоторые компании предпочитают просто предоставить сотруднику фиксированную сумму денег для покрытия расходов на переезд. Хотя такой подход может показаться простым, он имеет свои недостатки, особенно с точки зрения налогообложения. Кроме того, перекладывание всей организационной работы на сотрудника может вызвать стресс, негативно влияющий на его производительность. Также одноразовые денежные выплаты часто вызывают недовольство, поскольку сотрудники могут замечать различия в суммах, выплачиваемых разным людям.
Какие расходы на переезд облагаются налогом
Любые льготы, предоставляемые сотруднику в процессе переезда, включая денежные выплаты, возмещение затрат на переезд, бронирование авиабилетов или трансфер, считаются налогооблагаемым доходом.
Роль HR в организации релокации сотрудников
У отдела кадров множество задач при организации релокации: от одобрения заявок на переезд до непосредственной поддержки сотрудника в процессе переселения. Именно от работы HR зависит, насколько гладко пройдет переезд и насколько комфортно сотрудник адаптируется к новым условиям. Это касается как HR в городе отправления, так и в городе прибытия, ведь их задача – сделать переход как можно более комфортным, чтобы избежать увольнения и недовольства со стороны сотрудника.
Как HR может убедить сотрудника на переезд
Убедить сотрудника согласиться на переезд – задача не из простых. Даже если выгоды кажутся очевидными, перемещение может быть непростым решением, даже для самых преданных сотрудников. Независимо от того, открываете ли вы новый офис, расширяете команду в удаленном регионе или перемещаете всю компанию, переезд часто вызывает сопротивление.
Однако это не означает, что задача невыполнима. Повышение зарплаты или улучшение льгот – не единственные способы воздействия. Начните с того, что выслушайте опасения сотрудников по поводу переезда. Это должно быть вашим первым шагом, еще до обсуждения преимуществ. Выслушивание не обязательно подразумевает согласие с их доводами, но демонстрирует вашу готовность понять их тревоги.
Дайте понять, что процесс будет сложным, но также объясните, почему его стоит пройти. Когда сотрудники чувствуют, что их опасения услышаны и учтены, они будут легче и быстрее принимать решения в пользу переезда.
Важны ли пакеты релокации для обеих сторон
Большинство компаний стремятся минимизировать затраты на релокацию, обеспечивая при этом комфорт сотрудника и его семьи. Ключевой задачей для компании является быстрая адаптация сотрудника к новой должности. Если сотрудник мотивирован, его продуктивность не только не снизится, но и может повыситься.
Для новых сотрудников переезд, особенно в крупные города, такие как Москва или Санкт-Петербург, часто рассматривается как привлекательная возможность, и они могут быть более готовы к перемене места жительства.
Советы
Определите следующие моменты
Как ваша компания информирует сотрудников о преимуществах переезда?
Передаете ли вы информацию по электронной почте, устно или в письменной форме через предложение о работе?
Политика релокации помогает стандартизировать процесс перемещения как для внутренних команд, так и для сотрудников, готовящихся к переезду. Она позволяет сотрудникам заранее подготовиться, устанавливает внутренние процессы распределения льгот и может сократить количество вопросов, поступающих к вам и вашей команде.
Подготовка политики релокации заранее
Создание политики релокации требует времени и тщательной подготовки, поскольку это сложный процесс, включающий несколько этапов и ролей. Разработка политики — это лишь одна часть задачи.
Необходимо:
- Получить одобрение от различных департаментов.
- Убедиться, что бухгалтеры и финансовые отделы готовы к распределению льгот.
- Информировать отдел кадров о новой политике найма.
Начните формировать политику релокации заранее, до того, как предлагать сотрудникам переезд. Важно убедиться, что компания готова к выполнению этих обязательств.
Установите четкие ожидания
Рассматривайте релокацию как часть роста вашей организации. Проработайте стиль общения с сотрудниками по этому вопросу, выражайтесь ясно и доступно.
Политика релокации должна четко охватывать следующие аспекты:
- Какие льготы предлагаются.
- Когда сотрудник получит эти льготы.
- К кому можно обратиться за поддержкой.
Планируйте на будущее
Учтите, что политика релокации может меняться по мере роста компании. То, что работает сейчас для новых сотрудников, может быть недостаточным, если речь идет о переезде тимлида или руководителя. Проявляйте гибкость. Если планируете предложить единовременную выплату, рассмотрите возможность дифференцированных сумм для разных категорий сотрудников. То, что новый сотрудник и старший менеджер получают пособие одновременно, не означает, что суммы должны быть одинаковыми.